Якісна підготовка до публічних заходів є головним чинником успіху в їх успішному проведенні та отриманих результатах. Серія зустрічей з міжнародними партнерами 27-29 серпня у Львові та Києві позиціюються УКА як найважливіша подія року в цій категорії.  Враховуючи, що це не перший наш захід такого масштабу, що маємо врахувати, де та які потрібні зміни? Ця публікація відповідає на це питання, вона призначена для керівників кластерів, дійсних членів УКА.

Що дає участь в подібних івентах

Це, очевидно, перше питання які можуть задати кластери, особливо ті, які нещодавно приєднались до УКА. Для прикладу покажемо, що дала подібна конференція рік тому, мова про 3-денний захід у Львові «Сталий регіональний розвиток».  Конференція залучила понад 40 закордонних гостей з 3-х країн, загалом – більше 100, й мала чудові відгуки як від внутрішньої аудиторії, так і партнерів. Головними результатами на даний момент є наступні:

• Польська делегація, яку очолило Малопольське воєводство спільно з польською державною агенцією FPPP відразу відреагували подібним запрошенням: в вересні, відбувся стаді-тур УКА спільно з Мінекономіки по інноваційних центрах Жешува та Кракова, а також ми взяли участь в міжнародному форуму в Криниці.
• За рік що минув, ми значно посилили співпрацю з ключовими польськими акторами, такими як Малопольське воєводство, FPPP, Краківський Технологічний парк,  Кластери Композитних матеріалів та сталої інфраструктури. З останніми ми подались на 2 консорціуми у червні цього року на конкурс EU-UA clusters partnership.
• Кластер Композитних матеріалів з Кракова взяв «шефство» над молодим львівським кластером САМТ, який також був створений під впливом конференції. Вони мали вже кілька запрошень на обміни в Польщу та Німеччину.
• Рік тому у Львові, відбулось об’єднання львівської та київської екосистем «Квантові технології» й ця команда стала основою делегації УКА на варшавську конференцію в березні 2024.

До цього варто додати окремі комерційні угоди з відвідання ІП «Городок», відкриття офісу АППАУ в Краківському технологічному парку, та інші обміни, які не є публічними – все це «ехо» Львівської конференції. 

Резюмуючи, якщо ви пропонуєте правильну програму з правильними учасниками, вмієте мобілізувати відповідні ресурси (в т.ч. фінансові), забезпечити ефективний follow-up та подальше лідерство за ініціативами, але також відносинами – все у вас вийде, й результати прийдуть швидко! 

Не менш важливо зазначити, що саме подібні конференції формують імідж та репутацію, показують всім стейкхолдерам справжнє обличчя організації, її потенціал та можливості й рік тому, цей перший міжнародний захід видався напрочуд вдалим для УКА – особливо, з врахуванням всіх обставин, термінів підготовки, проблем з бюджетом тощо.  За що велика подяка також нашим партнерам – Клубу мерів та ІП «Городок», Львівській політехніці.

Контекст та цілі на 2024

З врахуванням досвіду минулого року, інших конференцій, а також розвитку відносин з нашими амбасадорами, що варто врахувати в підготовці 27-29 серпня. Є низка чинників що формують комунікаційний та програмний контекст й відповідно впливають на наші цілі та завдання.

1. Реструктуризація та зміни в УКА (і які усвідомлюють далеко не всі стейкхолдери – навіть внутрішні). УКА сьогодні вже не та організація, яку бачили іноземні партнери в Кошице чи у Львові в 2023. Багато в чому ми стали більш організованими, структурованими, сильними, появились також нові лідери.
   • Швидкий ріст та розвиток: більше нових кластерів, нові проєкти, консолідація з ЦОВВ-РОВВ-ОМС, відповідно з’являються нові теми співпраці (наприклад, зараз Енергетика конкурує за увагу з темою ОПК, й дуже швидко розвиваються напрямок співпраці з АРР – ОМС)
   • Нові проєкти – наші кластери ввійшли в 5 EDIHs з 12 офіційно визнаних Єврокомісією. Це означає, що тема DIH вже ввійшла в аженду не тільки АППАУ чи Київських кластерів, але стала загальною для УКА. Подібні зміни відбуваються за напрямками європейської співпраці (з нетерпінням чекаємо результатів колу EU-Ukraine clusters partnership), й 2 перемоги в Interreg Europe – це пряма дорога до співпраці з регіональними партнерами.
   • Появились нові великі ініціативи міжнародної співпраці – це  Clusters4Defense та Clusters4Energy. По них вже формуються портфелі проєктів.
2. Ми значно більше та глибше усвідомлюємо спільні виклики по всіх дотичних спільнотах, як нашим, кластерних так і партнерським, які працюють на підтримку МСП. Project-oriented approach (короткострокові) vs mechanism-oriented (довгострокові): більшість єврокластерів орієнтовані на співпрацю по проєктах де є фінансування. І це зазвичай панєвропейські програми де принцип простий – «спочатку знайди фінансування, потім можна говорити про співпрацю». Ми, звісно поважаємо цей підхід й самі його підтримуємо. Але насправді, досвід УКА та наші потреби апелюють також до потреби в збільшенні довгострокових механізмів співпраці:

Усвідомлення цієї різниці, формування відповідних меседжів є вкрай важливим для всієї спільноти Professionals4Ukraine.

• Виклики лідерства (з обох сторін) є дуже великими. 2 минулі роки ясно показали, що будь-які ініціативи співпраці реалізуються тільки тоді, коли їх очолюють та підтримують справжні лідери, які вміють організовувати команди, здобувати ресурси, координувати проєктну діяльність на міжнародному рівні, формувати сильні меседжі й вміти їх доносити до ключових стейкхолдерів. Таких лідерів нам критично не вистачає з обох сторін.
• Нам потрібно й далі підтримувати постійний обмін кращими практиками, й можливо, робити його більш ефективним. Наприклад, й зараз видно, як під лозунгом передачі досвіду окремі донори повторюють одну й ту практику «навчити нас». Але ж скільки разів ми вже бачили, що копіпаст» французького чи німецького, чи навіть польського досвіду не працює! Потрібен справжній, живий обмін, який включає в тому числі потужну комунікацію до закордонних партнерів нашого досвіду, наших викликів та пропозицій.
• Спільна підготовка до Recovery programs є також очевидним викликом. Було та є дуже багато розмов навколо цих програм, але якщо подивитись куди ми реально просунулись в них, й особливо, у співпраці з закордонними партнерами, прогрес є мізерним.

3. Стан відносин з амбасадорами P4U та дискурси з кластерними спільнотами країн Центральної та Східної Європи. Затяжна війна в Україні втомлює, невизначеність зростає, а ефективних механізмів виходу з цієї ситуації немає. Відповідно:

• В плюсі ми бачимо значно більшу кількість консорціумів та ініціатив під окремі проєкти та програми, що пропонуються в ЄС діяльність під гранти європрограм. Іншими словами, спільно з партнерами ми намагаємось витягти максимум з того, що можна.
• В мінусі ці програми (10+) створюють дуже фрагментоване, й зрештою дуже висококонкурентне середовище, де практично відсутня будь-яка регіональна чи інша координація. Це є також наслідком того, про що вище – відсутності механізмів довгострокової співпраці.
• В рамках проєкту ClusterINT ми бачимо численні труднощі запуску білатеральних комітетів. На мотивацію наших партнерів ввійти в формат постійної співпраці негативно впливає дуже складна логістика подорожей в Україну. 

Отже, що все це разом означає для наших кластерів та керівників, долучених до Координаційного центру Professionals4Ukraine й в рамках заходів Львова та Києва. 

1. Фокус на проєктах співпраці: проєкти за напрямками, які ми постійно готуємо вже 2-ий рік, мають бути професійними й демонструвати закордонним партнерам привабливість та їх переваги, — а не тільки наші. 
2. Лідерство в міжнародній співпраці: ми маємо приділяти більше персональної уваги до тих закордонних керівників та наших амбасадорів, які не дивлячись на все, все ж їдуть в Україну. Ми маємо спільно з ними вибудовувати кращу перспективу співпраці й фокусуватись на конкретних пріоритетах. 
3. Краща координація в УКА, краще залучення. Наші кластери мають приходити на ці події та зустрічі у Львові та Києві не як просто бенефіціари грантового проєкту, який їм хтось приніс й дав можливість попіаритись. Й де кожен – «сам по собі». Ми всі маємо почувати себе як господарі, які мають що показати, в тому числі на рівні спільних наших проєктів та видів активності. Ця робота з підготовки наших проєктів, ініціатив, комунікаційних матеріалів має відбутись на рівні всіх наших РЦ та Комітетів УКА.
4. Баланс «проєктний підхід vs довгострокові механізми». В дискусіях та обмінах нам варто особливо акцентувати на необхідності довгострокових механізмів. Ми маємо ставити як ціль появу цих механізмів у Facility plan з її мільярдами допомоги Україні. Нам дуже потрібні довгострокові програми підтримки кластерів України, ініціатив як Clusters4Defese та Clusters4Energy, розвитку регіональних ініціатив тощо. Заходи у Львові та Києві, чудова нагода озвучити ці меседжі.
5. Консолідувати більшість лідерів та кращий потенціал УКА в цьому івенті. Якщо ці заходи 27-29 серпня головні в нашій адженді цього року (серед заходів в Україні) то, мабуть, ми маємо включити спільний та потужний піар навколо своїх кращих кейсів, історій успіху, демонстрації потенціалу та кращих проєктів. 

Як реалізувати ці підходи? Орг. комітет УКА розробляє детальний план. Головне зараз – зрозуміти хто долучиться до нього від наших кластерів, й з чим вони можуть ввійти в цей орг. комітет.

Пропозиції до кластерів та потреби ВД УКА

Отже, Виконавча дирекція УКА в складі 5 менеджерів на full-time включена в підготовку заходів. Ми взяли на себе всю організаційну частину, залучення закордонних амбасадорів, логістику, реєстрацію, роботу з підрядниками тощо – словом, все що потрібно для організації серії заходів впродовж 3-х днів. Включені також вже наші партнери – Львівська міська рада забезпечує локацію, а Київський EDIH – зустрічі в КПІ. Але для такого масштабу івентів й для реалізації тих підходів про які вище, потрібно значно більше, ВД УКА не справиться з ними без включення кластерів, наших РЦ та Комітетів. 

Як потреби є незакритими сьогодні?

Перше й найголовніше – РЦ та комітети мають підготувати якісні портфелі своїх кращих проєктів, включно з презентаційними матеріалами. ВД УКА має бюджет на друк брошур чи ліфлетів, але сам контент ми не можемо зробити, це зона відповідальності самих об’єднаних кластерів.

Друге – нам потрібна допомога в залученні цільових аудиторій. Їх декілька

• Закордонні партнери кластерів (яких ми не охоплюємо) 
• Міжнародні організації та донори присутні в Україні, враховуючи низьку готовність закордонних амбасадорів їхати в Україну (літо + складна логістика), фокус зміщується на організації, вже присутні в Україні
• Місцеві органи самоврядування та влада

Третє – якісна підготовка до заходів тих спікерів, що вже заявлені в програмі.

Четверте – пошук людини, яка зможе забезпечити піар-кампанію

І, п’яте – фінансова допомога. Незакритими є питання прийму гостей у Львові та Києві, окремі питання транспорту, можливого збільшення кількості гостей на заходах тощо. Разом це оцінюється в орієнтовно 150 тис. грн (наявний бюджет – 250 тис. грн, й окремо є бюджет на піар-кампанію).  

Організаціям, які готові максимально контриб’ютити й робити свій внесок, ВД УКА запропонує кращі умови для демонстрацій їх проєктів в рамках конференції, пріоритетної промоції онлайн та офлайн, а також метчмейкінгу з закордонними партнерами. 

В разі готовності долучитись до активної роботи в рамках Орг. комітету  – комунікуйте на yurchak.alexandre@clusters.org.ua й перша зустріч Орг. комітету відбудеться в рамках мітапу «Як запускати РЦ» 8 серпня, що має пряме відношення до подій 27-29 серпня.