Проєктний офіс УКА: підготовка кластерів і МСП до міжнародних програм
Проєктний офіс Українського кластерного альянсу (ПО УКА) працює за структурованим
циклом підготовки кластерів і малих та середніх підприємств (МСП) до участі в міжнародних
програмах фінансування, зокрема Horizon Europe, Euroclusters, Digital Europe, EDF та інших.
Підхід ПО УКА ґрунтується на поетапному підвищенні готовності організацій до участі в
міжнародних проєктах — від первинної ідеї до повноцінної роботи в консорціумах та базується
на основних видах послуг, таких як:
Процес підготовки до міжнародних програм
Початком співпраці є заповнення вхідної анкети для МСП (для кластерів)
Анкета дозволяє
- отримати базову інформацію про кластер або МСП;
- зрозуміти напрям діяльності та компетенції;
- оцінити попередній досвід участі в проєктах;
- визначити бажаний формат і роль у міжнародних ініціативах.
Анкета є обов’язковою точкою входу для всіх заявників і використовується виключно для
первинної оцінки.
На основі отриманої анкети проєктний офіс УКА проводить експрес-скринінг.
Під час скринінгу оцінюється:
- загальна відповідність профілю заявника вимогам міжнародних програм;
- рівень організаційної та проєктної зрілості;
- потенційні формати участі (партнерство, пілоти, сервісні ролі, координація).
За результатами скринінгу заявник отримує:
- короткий зворотний зв’язок;
- попередню рекомендацію щодо подальших кроків;
- визначення рівня зрілості.
Саме після цього етапу приймається рішення про можливість переходу до наступних, у тому числі платних, етапів підготовки.
Результат етапу — визначення рівня зрілості
Idea-ready:
Організація має загальний напрям або ідею, але потребує додаткової підготовки, стратегічного фокусування та структурування.
Partner-ready:
Організація має чіткі компетенції або технології та може входити до міжнародних проєктів як партнер або учасник пілотних ініціатив.
Consortium-ready:
Організація готова до активної ролі в міжнародних проєктах, включно з координацією або повноцінною участю в консорціумах.
Після скринінгу УКА проводить цільову консультацію, формат і зміст якої залежать від типу
заявника.
Для кластерів консультація зосереджена на:
- стратегічній ролі кластера в міжнародних програмах;
- потенціалі участі в консорціумах;
- використанні внутрішньої експертизи та сервісних можливостей;
- виборі релевантних напрямів і форматів участі.
Для МСП консультація спрямована на:
- позиціонування бізнесу для участі в міжнародних проєктах;
- оцінку готовності до пілотування та партнерства;
- можливості входу в проєкти через кластерні екосистеми;
- підготовку до наступних етапів участі.
Консультація є аналітичним етапом і не передбачає автоматичного переходу до супроводу
заявок.
Roadmap є обов’язковим підготовчим етапом для подальшої роботи з міжнародними програмами.
Дорожня карта включає:
- стратегічні цілі участі;
- релевантні програми та інструменти;
- рекомендовані ролі в проєктах;
- перелік підготовчих дій і часову логіку;
- формат подальшої взаємодії з УКА.
Без сформованої дорожньої карти УКА не переходить до повного супроводу грантових заявок.
Залежно від рівня зрілості та обраного формату співпраці УКА може забезпечувати:
- пошук партнерів і matchmaking;
- рекомендаційні листи та інтро до координаторів;
- супровід підготовки грантових заявок;
- підготовку до Grant Agreement;
- проєктний менеджмент і підтримку реалізації.
Фінансова модель співпраці формується індивідуально та може включати фіксовану оплату, management fee або success-based підхід.
Сервіси УКА
- Інформаційний брокеридж – моніторинг грантових конкурсів (українських та міжнародних),щомісячний дайджест можливостей, оперативні повідомлення про термінові конкурси.
- Інформація про виставки та експортні можливості – анонси міжнародних виставок, бізнес-місій, B2B-зустрічей та експортних програм.
- База знань УКА – шаблони документів (LoR (листи підтримки), профайли, бюджети, CV), методичні матеріали, приклади успішних заявок.
- Базовий скринінг – експрес-оцінка стану підприємства/кластера (анкета + коротка рекомендація).
- Вебінари та інформ-зустрічі – мінімум 1 раз на квартал (нові конкурси, програми ЄС, best practices).
- PR та промоція учасників – розміщення інформації про кластери/МСП та їхню діяльність, включення до каталогу учасників.
- Донорська розсилка – включення в регулярні комунікації з донорами й партнерами, можливість потрапляти у підбірки для грантодавців.
- Нетворкінг усередині альянсу – інтро між МСП та кластерами, участь у внутрішніх робочих групах та івентах.
- Сервіси EEN — підтримки МСП, який допомагає знаходити міжнародних партнерів, виходити на ринки ЄС, залучати фінансування, розвивати інновації та інтегруватися в європейське бізнес-середовище.
1. Поглиблений аналіз — 5 000 грн
Для чого: Щоб компанія зрозуміла свої сильні та слабкі сторони, реальні шанси на грантове фінансування.
Що входить: Аналіз бізнес-моделі, інноваційності, експортного потенціалу; 1–2 експертні сесії.
Результат: Чітке розуміння, де у вас є потенціал отримати грант і які наступні кроки зробити.
2. Формування цілей і стратегії — 10 000 грн
Для чого: Щоб працювати тільки з тими конкурсами, де є шанс на успіх.
Що входить: Визначення 2–3 цілей на рік; вибір програм (українські, Horizon, Digital Europe тощо).
Результат: У вас є план, де саме брати участь, з якими партнерами і які дедлайни не можна пропустити.
3. Дорожня карта — 15 000 грн
Для чого: Щоб підготуватися до участі у грантах завчасно.
Що входить: План на 6–12 місяців; інтро з кластерами-партнерами.
Результат: Готовий покроковий план, який дозволяє бізнесу реально потрапити в міжнародний проєкт.
4. Підготовка грантових заявок — 10 000 – 30 000 грн+
Для чого: Щоб заявки були конкурентними.
Що входить: Українські конкурси: 10 000 грн/заявка. Horizon/EDF/Accelerators: від 30 000 грн або ≥120 год експертизи.
Результат: Професійно підготовлена заявка з вищими шансами на успіх.
5. Менеджмент проєктів — 6% від бюджету
Для чого: Щоб зняти з компанії бюрократію.
Що входить: Координація консорціуму, бюджет, звіти, комунікація з грантодавцем.
Результат: Ваш проєкт виконується вчасно, без ризику втрати фінансування.
6. Пілотні проєкти та Proof of Concept — Від 20 000 грн
Для чого: Щоб протестувати нові технології чи партнерство. Перевірка життєздатності ідеї або
технологічного рішення, яка показує, що задум працює технічно та має потенціал для подальшого
розвитку або комерціалізації.
Що входить: Організація тестового пілоту з кластером чи партнером (наприклад. Лабораторії
КПІ/КАУ).
Результат: Реальні результати пілоту для інвесторів чи донорів.
7. PR та Visibility — 5 000 – 10 000 грн
Для чого: Щоб про компанію дізналися партнери і грантодавці.
Що входить: Включення кейсу в каталог УКА, публікація статті/інтерв’ю, промо на подіях.
Результат: Вас бачать у Європі як інноваційну компанію.
1. Поглиблений аудит — 7 000 грн
Для чого: Щоб оцінити готовність кластера до участі у великих програмах ЄС.
Що входить: Аудит організаційного розвитку, оцінка потенціалу для консорціумів.
Результат: Чітке бачення, де кластер має конкурентні переваги.
2. Стратегічне планування / Roadmap — 15 000 – 20 000 грн
Для чого: Щоб кластер мав довгострокову стратегію залучення грантів.
Що входить: План із 3 стратегічними цілями на рік, релевантними програмами, партнерами.
Результат: Дорожня карта виходу на Horizon, Euroclusters, Digital Europe чи EDF.
3. Дорожня карта розвитку кластера — 20 000 – 25 000 грн
Для чого: Щоб вивести кластер на новий рівень розвитку.
Що входить: Документ із WP, KPI, партнерами, бюджетом.
Результат: Готовий план розвитку, який можна показати донорам.
4. Підготовка грантових заявок — 10 000 – 30 000 грн+
Для чого: Щоб заявки були професійними.
Що входить: Українські конкурси: 10 000 грн/заявка. Horizon/EDF/Accelerators: від 30 000 грн або ≥120 год експертизи.
Результат: Конкурентна заявка, підготовлена з урахуванням вимог грантодавця.
5. Менеджмент проєктів — 6% від бюджету
Для чого: Щоб зняти з кластера навантаження управління.
Що входить: Управління консорціумом, бюджетом, комунікаціями, звітами.
Результат: Проєкт реалізовано без ризику втрат чи зриву дедлайнів.
6. Matchmaking / інтро — 10 000 – 15 000 грн
Для чого: Щоб отримати доступ до міжнародних координаторів і партнерів.
Що входить: 5–7 теплих контактів, організованих через УКА.
Результат: Реальні можливості увійти до консорціуму.
7. Аналітика та інтелектуальна підтримка — Від 10 000 грн
Для чого: Щоб орієнтуватися в десятках програм.
Що входить: Огляди програм, аналіз трендів, підбір партнерів.
Результат: Рішення на основі фактів, а не випадкових порад.
8. Visibility & Positioning — 10 000 – 20 000 грн
Для чого: Щоб кластер був відомим у Європі та світі.
Що входить: Підготовка профайлу кластера, участь у міжнародних подіях, промо.
Результат: Кластер позиціонується як надійний партнер.